De afdeling Financiën en Control heeft in 2022 verder gewerkt aan de inhaalslag in het financieel beleidskader. Eén van de laatste stappen hierin betreft de actualisatie van de financiële verordening; deze was eind 2022 nagenoeg gereed en is begin 2023 aan de raad voorgelegd.
Daarnaast zijn verdere stappen gezet in de verfijning en aanscherping van de accounting manual en het periodiek afsluiten (soft close) van de administratie.
De boardletter 2022 van onze accountant gaf een positief beeld: de hiervoor beschreven stappen hebben geleid tot het oplossen van een aantal bevindingen van de accountant uit het verleden. Daarnaast heeft de interimcontrole, net zoals in 2021, niet geleid tot nieuwe bevindingen. Tegelijkertijd bevestigt de accountant in de boardletter dat op een aantal terreinen, zoals structuur en inrichting van de budget- en verantwoordingscyclus, nog verdere verbetering mogelijk is. Dit is de uitdaging voor 2023.
Op fiscaal gebied was in 2022 sprake van een boekenonderzoek BTW en BTW Compensatiefonds (BCF). Dit onderzoek wordt naar verwachting begin 2023 afgerond. Inhoudelijke bevindingen uit het onderzoek zijn reeds verwerkt in een nieuw Tax Control Framework (TCF). Dit TCF is een stelsel van controle- en beheersingsmaatregelen met betrekking tot de fiscale regimes rond Loonheffing, BTW/BCF en Vennootschapsbelasting (VPB). Dit stelsel is getoetst door en afgestemd met vertegenwoordigers van de Belastingdienst in het licht van een nieuw convenant Horizontaal Toezicht dat eind 2022 met de Belastingdienst is gesloten voor de periode 2023-2025.
Auditing en Risicomanagement
In de paragraaf Risicomanagement en weerstandsvermogen wordt ingegaan op het beleid voor risicomanagement, het risicoprofiel en de benodigde weerstandscapaciteit, de relatie met de financiële kengetallen en de belangrijkste risico voor de gemeente Arnhem. In deze paragraaf gaan we in op de manier waarop in 2022 stappen zijn gezet om risicomanagement verder te verbeteren. In dit jaar zijn twee onafhankelijke risicoanalyses uitgevoerd in het kader van de regeling ‘grote risicovolle projecten’. Het gaat om de projecten ‘Ontwikkelperspectief Kronenburg’ en ‘Vernieuwing Stadstheater’. Voor beide projecten zijn vervolgafspraken gemaakt voor het verdere risicomanagementproces. Gemeentebreed is er ook speciale aandacht voor risico’s die samenhangen met de oorlog in Oekraïne en de risico’s en impact, voor zover nog van toepassing, van corona.
Om het risicobewustzijn binnen de gemeentelijke organisatie te vergroten zijn er dit jaar ook weer interne trainingen voor risicomanagement verzorgd voor projectleiders en andere medewerkers. Er is hiervoor een nieuwe handreiking ontwikkeld om risicomanagement uit te voeren en de formats voor de verschillende projectfasen zijn aangepast. Daarnaast zijn er verschillende risicosessies gefaciliteerd waaronder die van energiearmoede, flexwonen Merwedeterrein en Renaissance Velperweg.
Voor het ‘projectmatig werken’ binnen de gemeente Arnhem zijn aanbevelingen gedaan om dit doeltreffender en doelmatiger uit te voeren. Hoewel dit onderzoek aan de criteria voldoet van artikel 213A onderzoeken uit de Gemeentewet, is deze niet als zodanig aangemerkt. In de raadsbrief ‘aanpak 213a onderzoeken’ is aangegeven dat het college voornemens is om deze onderzoeken naar doelmatigheid en doeltreffendheid in 2023 te starten en hierop terug te blikken voor het eerst in het jaarverslag 2023. De afspraken hierover zijn in de nieuwe verordening Financieel beheer en beleid opgenomen.
Aan de doorontwikkeling van risicomanagement is de afgelopen jaren binnen de gemeentelijke organisatie hard doorgewerkt. De manier waarop de gemeente Arnhem risicomanagement uitvoert is de afgelopen jaren al een aantal jaren doorgelicht. Uit een extern onderzoek uit 2022 waarin de risicovolwassenheid van risicomanagement is vergeleken met andere gemeentelijke organisaties scoort Arnhem (zeer) goed.
Rechtmatigheid en financial audits
Op 7 december jl. heeft de gemeenteraad het Intern Controleplan 2022 (IC-plan) vastgesteld. Hiermee wordt sturing gegeven aan de uitvoering van de interne controles over boekjaar 2022. In dit IC-plan wordt rekening gehouden met de rechtmatigheidsverantwoording die het college van B&W vanaf 2023 gaat afgeven.
Net als voorgaand jaar, is in 2022 'proefgedraaid' met de rechtmatigheidsverantwoording. Dit betekent dat de interne audits zijn uitgevoerd alsof in 2022 al een rechtmatigheidsverantwoording door het college afgegeven had moeten worden. Op deze wijze is en zo goed mogelijke voorbereiding op de implementatie van de rechtmatigheidsverantwoording getroffen.
Met de uitgevoerde audits in 2022 zijn op twee onderwerpen afwijkingen geconstateerd:
Naleven Europese aanbestedingsregels
Bij de uitgevoerde audits die toezien op het naleven van de Europese aanbestedingsregelgeving zijn twee financiële onrechtmatigheden geconstateerd:
1) Installatietechnisch onderhoud: in deze casus zijn contracten verlengd terwijl binnen de raamovereenkomst hier geen ruimte meer voor aanwezig was. De verlengingen moet daarom worden gezien als nieuwe overeenkomsten die, gelet op de omvang, Europees aanbestedingsplichtig zijn. De totale onrechtmatige lasten in 2022 die hiermee gemoeid zijn bedragen € 1,2 miljoen. Er is een nieuwe Europese aanbestedingsprocedure gestart, welke eind 2022 is afgerond. Per 01-01-2023 is een nieuwe raamoverkomst ingegaan, waardoor de lasten vanaf dat moment weer rechtmatig zijn.
2) Inhuur/advies: in 2022 zijn bij een overeenkomst meer kosten voor gemaakt waardoor de Europese aanbestedingsdrempel bij deze overeenkomst is overschreden. Voorafgaand, bij het aangaan van de opdracht, is geen inschatting gemaakt van de te verwachte omzet en is de overeenkomst zonder Europese aanbesteding aangegaan. Achteraf blijkt dat de kosten de drempel hebben overschreden en omdat kan niet worden aangetoond dat de initiële inkoopbehoefte lager was, zijn de kosten in 2022 ad €455k onrechtmatig. Het contract is medio 2022 beëindigd.
PGB bestedingen
Daarnaast is een deel van de PGB-lasten (Persoonsgebonden budget) als onrechtmatig aangemerkt, omdat niet voldoende zekerheid te verkrijgen is over de geleverde prestaties die aan deze bestedingen ten grondslag liggen. De voorgenoemde fouten en onzekerheden zijn ook in het accountantsoordeel meegewogen.
Deze fouten en onzekerheden blijven onder de in het Intern Contole-plan (IC-plan) benoemde controletoleranties.
Naheffing BTW en BCF
Op fiscaal gebied was in 2022 sprake van een boekenonderzoek BTW en BTW Compensatiefonds (BCF). Als gemeente brengen we over geleverde prestaties BTW in rekening die we afdragen aan de Belastingdienst. Tegelijkertijd betaalt de gemeente BTW aan leveranciers e.d.; deze mag de gemeente hiervan (onder bepaalde voorwaarden) aftrekken. Daarnaast is sprake van een BTW compensatiefonds waaruit gemeenten en provincies onder bepaalde voorwaarden worden gecompenseerd voor de door hen betaalde BTW. Dit fonds houdt verband met het feit dat gemeenten en provincies, in tegenstelling tot niet-overheidslichamen, BTW niet (volledig) kunnen terugvorderen bij de Belastingdienst. Hierdoor worden activiteiten van de gemeente waarbij gebruik wordt gemaakt van extern ingekochte goederen of diensten duurder. Intern uitvoeren zou daarentegen goedkoper zijn. Om de marktverstorende werking hiervan te voorkomen, is in 2003 de Wet op het BTW-compensatiefonds ingevoerd. Dit fonds voorziet in een compensatie van niet-aftrekbare BTW op ingekochte goederen of diensten. De gemeente Arnhem draagt jaarlijks circa € 11 miljoen aan ontvangen BTW af aan de Belastingdienst waarvan zij circa € 5,5 miljoen aan betaalde BTW kan aftrekken waardoor per saldo circa € 5,5 miljoen aan BTW wordt betaald. Vanuit het BTW Compensatiefonds ontvangt de gemeente jaarlijks tussen € 30 en € 36 miljoen.
Het boekenonderzoek richtte zich op de BTW-aangiften en de opgaaf BTW Compensatie Fonds van de gemeente in het belastingjaar 2020. Afhankelijk van de uitkomsten van een dergelijk onderzoek, trekt de Belastingdienst deze door naar eerdere en/of latere belastingjaren. In een eindrapportage heeft de Belastingdienst de uitkomsten van het onderzoek vertaald naar een naheffing exclusief belastingrente van € 227.000 over de belastingjaren 2017 tot en met 2022. Gelet op de aard en omvang van de bevindingen, mede in relatie tot het feit dat in de bewuste belastingjaren in totaliteit door de gemeente bijna € 32 miljoen aan BTW werd afgedragen en over deze periode in het BTW Compensatie Fonds € 205 miljoen werd verwerkt, heeft de gemeente ervoor gekozen geen bezwaar te maken, met uitzondering van een btw-discussie die nog landelijk bij gemeenten speelt zodat de rechten van de gemeente zijn veiliggesteld. De naheffing is verwerkt in de jaarrekening 2022.
De inhoudelijke bevindingen uit het onderzoek zijn reeds verwerkt in een nieuw Tax Control Framework (TCF). Dit TCF is een stelsel van controle- en beheersingsmaatregelen met betrekking tot de fiscale regimes rond Loonheffing, BTW/BCF en Vennootschapsbelasting (VPB). Dit stelsel is getoetst door en afgestemd met vertegenwoordigers van de Belastingdienst in het licht van een nieuw convenant Horizontaal Toezicht dat eind 2022 met de Belastingdienst is gesloten voor de periode 2023-2025.