Uitbreiding digitale dienstverlening
Er is continu gewerkt aan het verbeteren en innoveren van processen om de dienstverlening aan inwoners en ondernemers te verbeteren. Zo zijn er diverse voorbereidingen getroffen om processen en producten van Burgerzaken en Werk & Inkomen digitaal te gaan aanbieden, welke begin 2023 beschikbaar zullen komen. Bij deze dienstverlening hebben we rekening gehouden met de digitale toegankelijkheid en hebben we ingespeeld op actuele ontwikkelingen zoals de inkomensondersteuning in coronatijd en de dienstverlening aan Oekraïense vluchtelingen.
Een kernapplicatie die onze dienstverlening door middel van zaakgericht werken ondersteunt, is aanbesteed en de implementatie ervan loopt tot net over de jaargrens.
Een online makelpunt voor sociaal maatschappelijk vastgoed en een website met alle kunstwerken in de openbare ruimte zijn gerealiseerd.
De Omgevingswet is wederom uitgesteld. De voorbereiding van het Digitaal Stelsel Omgevingswet is voltooid en zodra de Omgevingswet in werking treedt, kan Arnhem volgens de op dat moment geldende normen aansluiten.
Aan de preservering en toegankelijkheid van de analoge informatie wordt steevast gewerkt en maakt dat we over enkele jaren de achterstand van decennia hebben ingehaald. Hierbij wordt geprioriteerd naar opvraagfrequentie dat wil zeggen; archieven die het meest worden geraadpleegd door burgers, bedrijven of onze eigen interne organisatie krijgen voorrang. Het structureel borgen van het archiveren/bewaren van onze analoge en digitale informatie vraagt nog de nodige acties en aan een meerjarig plan daartoe wordt nog gewerkt.
Regionaal is er gestuurd op samenwerking en is er al sprake van een gemeenschappelijk regionale informatiestrategie. Vanuit deze strategie wordt naar vermogen gezocht naar harmonisatie van de applicatielandschappen en de vorming van een centraal opdrachtgeverschap voor de regio. Hierbij zijn er beperkingen door de verschillende inzichten, de veelheid aan veranderingen en projecten en de krapte op de arbeidsmarkt bij het doorvoeren van veranderingen.
Informatiegestuurde organisatie
Informatiegestuurd werken is in 2022 verder versterkt onder de noemer 'Informatiegestuurd Arnhem'. We hebben gewerkt aan een Arnhems dataplatform, oftewel de 'centrale waarheid'. Voor verschillende beleidsterreinen worden data nu in dit platform gestandaardiseerd en geautomatiseerd opgeslagen. Op basis van het dataplatform zijn meerdere beleids- en uitvoeringsmonitors (door)ontwikkeld, bijvoorbeeld op het gebied van werk en inkomen, veiligheid, wonen en zorg. Om de data en monitors goed te kunnen benutten, hebben we 'analyseteams' opgericht, met onder andere data-ontwikkelaars en data-analisten. De maatschappelijke opgaven en effecten van beleid zijn zo inzichtelijker en meer stuurbaar geworden. Dit draagt ook bij aan het beter kunnen formuleren van meetbare doelen, zoals de motie 'Voortaan wel meetbare doelen' 20M277 vraagt.
Met de HAN hebben we een driejarig convenant ondertekend om samen kennis te ontwikkelen en kennis te delen die de gemeente Arnhem nu en in de toekomst nodig heeft voor digitale innovatie en transformatie. Deze kennis biedt in de samenwerking (driehoek: studenten, docenten en onderzoekers) op hun beurt de mogelijkheid om onderwijs en onderzoeksdoelen van de gemeente te realiseren. De partijen willen met de samenwerking tussen het werkveld (de gemeente), het onderwijs en onderzoek versterken. We willen hiermee de ontwikkeling van onze huidige en toekomstige professionals stimuleren om beter voorbereid te zijn op veranderingen en digitale innovaties in de beroepspraktijk. De samenwerking richt zich op drie thema's: informatiegestuurd werken, 3D-visualisaties/mixed reality van de openbare ruimte en inclusieve digitale dienstverlening.
Modernisering werkplek
Alle medewerkers van de gemeente beschikken over een laptop en een smartphone van de gemeente waarmee maximaal plaatsonafhankelijk kan worden gewerkt. Alleen voor specifieke functies (bijvoorbeeld balies) zijn nog vaste voorzieningen beschikbaar en de voorbereidingen voor het ontmantelen van de vaste telefonie is in volle gang. Voor alle medewerkers zijn er adequate voorzieningen beschikbaar gemaakt waarmee er een thuiswerkplek gerealiseerd kan worden welke gelijkwaardig is aan die op het kantoor.
De mogelijkheden om online te kunnen (samen)werken zijn uitgebreid maar vraagt nog wel de nodige aandacht en sturing op het gebruik ervan. De digitale samenwerking met externe partijen en de adoptie van de beschikbare clouddiensten door gebruikers zijn nog onvoldoende gerealiseerd.
Regionaal zijn de werkplekken van Arnhem, Renkum, Rheden en De Connectie geharmoniseerd. Het overzetten van alle applicaties van de vier organisaties naar een gemeenschappelijke ICT-omgeving heeft veel aandacht en capaciteit gevraagd in 2022. Mede door een veelheid aan bijkomende verstoringen zijn lopende veranderprojecten vertraagd. Achterstanden die in 2023 weer ingehaald moeten worden. De nieuwe ICT-omgeving (die begin 2023 wordt afgerond) biedt een nieuwe basis van waaruit verdere innovaties en harmonisaties kunnen plaatsvinden. In 2022 zijn de eerste stappen gezet in het ontwerp van de werkplek van de toekomst, waarbij de stap naar de cloud verstevigd wordt en de gebruiker nog beter plaats en tijdonafhankelijk zal kunnen werken.
Informatieveiligheid, privacy & auditing
In 2022 zijn de thema's informatieveiligheid en privacy veel op de bestuurlijke tafel geweest. Er is een extern onderzoek uitgevoerd naar de stand van zaken waaruit duidelijk bleek dat er grote stappen gezet moeten worden, zoals uit de ENSIA-evaluatie 2021 ook is gebleken. Er zijn middelen begroot om de basis op orde te maken en vanaf 2023 zal de organisatie de nodige verbeteringen gaan doorvoeren.
De eerste stappen in het verbetertraject zijn al gestart. Dit zal in 2023 nog doorlopen. Het verwerkingsregister is geheel opnieuw opgezet, waarbij het proces van continue verbetering en aanpassing van dit register wordt meegenomen. Ook is de procedure omtrent het melden en behandelen van datalekken/beveiligingsincidenten onder de loep genomen, waarbij in het bijzonder aandacht is besteed aan een nieuw datalekkenregister. Tevens is gestart met het ontwerpen van het gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA) proces. De eerste beoordeling zijn al als pilot gestart. Daarnaast is er aandacht voor een op te zetten algoritmeregister. Dit traject is eind 2022 gestart en zal nader worden gefinaliseerd in 2023.
In september is er een grootschalige themaweek geweest: de Week van de Digitale Weerbaarheid. Er zijn ongeveer 20 activiteiten geweest waar medewerkers aan hebben kunnen deelnemen, variërend van een workshop Word een hacker, waarbij door de ogen van een hacker is gekeken naar hoe je om zou moeten gaan met informatiebeveiliging, tot een lezing van Daniël Verlaan over de duistere kant van het internet. Van een lezing van het Nederlands Forensisch Incident Response (NFIR) over de hack bij Hof van Twente tot een workshop data-ethiek over het ethisch omgaan met gegevens. Deze week is veel bezocht en medewerkers gaven aan dat zij nieuwe inzichten hebben verkregen die hen gaat helpen nog zorgvuldiger om te gaan met de gegevens van onze inwoners.