Integriteit

Ambtenarenwet
In de wet is de verplichting tot het voeren en handhaven van integriteitsbeleid opgenomen. Het college moet een integriteitsbeleid voeren dat is gericht op het bevorderen van goed ambtelijk handelen en dat in ieder geval aandacht besteedt aan het bevorderen van integriteitsbewustzijn en aan het voorkomen van misbruik van bevoegdheden, belangenverstrengeling en discriminatie.

Eigenaarschap
Actualisatie van het integriteitsbeleid is een doorlopend en essentieel proces. De organisatie is meer zelfstandigheid en verantwoordelijkheid van de ambtenaren gaan vragen ('eigenaarschap'), om te doen wat nodig is in een specifiek geval, en niet te schuilen achter bureaucratische uitvoeringsregels (geen 'afvinkgedrag' meer, maar van geval tot geval een individuele afweging maken). Dit werken in een meer regelluwe omgeving vraagt van de ambtenaren een hoge mate van professionaliteit en zelfstandigheid, en de vaardigheid om verantwoording af te kunnen leggen over de keuzes die gemaakt zijn.

I ntegriteit: structuur en cultuur bepalen samen het succes
Het gehalte van integriteit in een organisatie wordt bepaald door een samenwerking van maatregelen op structuur- en op cultuurniveau. Bij structuur ('hard controls') gaat het om wetten, verplichte procedures en protocollen die gedrag van medewerkers sturen om integriteitsschendingen te voorkomen. Denk bv. aan de inrichting van het financiële systeem ('vier ogen-principe') dat fraude zoveel als mogelijk uitsluit, het afsluiten van kasten met persoonsgevoelige informatie, een overlegvorm waarin tegenspraak georganiseerd is, autorisatie via digitale toegangsrechten, of de begrenzing van bevoegdheden in een mandaatbesluit.
Cultuurmaatregelen ('soft controls') richten zich op de kennis, overtuiging en beleving van de medewerkers, op het overbrengen van de gewenste collectieve organisatienormen en - waarden in 'the hearts and minds' van elke ambtenaar. Hier gaat het in de eerste plaats om het genoemde integriteitsbewustzijn. 'Hoe wordt hier gewerkt, en waarom?'
Voorbeelden van cultuurmaatregelen zijn de gedragscode, een introductieprogramma met daaraan gekoppeld de ambtseed voor nieuwe ambtenaren, kennisbijeenkomsten, besprekingen in werkoverleggen, intervisie, of een medewerkersonderzoek. Het gaat om bewustwording, communicatie en dialoog.

Werkgroep Ambtelijke integriteit
Er is een werkgroep 'ambtelijke integriteit' bestaande uit onder andere vertegenwoordigers vanuit P&O, informatiebeveiliging, Veiligheid en juridische control. De werkgroep heeft een adviserende rol naar de gemeentesecretaris, ontwikkelt integriteitsbeleid en bevordert bewustwording rond integriteit.

Introductie nieuwe medewerkers en ambtseedbijeenkomst    
Nieuwe medewerkers nemen deel aan een introductiebijeenkomst, waar nader kennis gemaakt wordt met de stad, de gemeentelijke organisatie en haar werkwijze. Sinds 2019 is daar een tijdsblok over het thema integriteitsbewustzijn aan toegevoegd. Dit wordt door de directeur of gemeentesecretaris ingeleid als opstap naar de ambtseedbijenkomst.
Het afleggen van de ambtseed of -belofte is een wettelijke verplichting voor ambtenaren. Voor de ceremonie bij het afleggen hiervan is gekozen voor een mix van plechtigheid in vorm, serieusheid op de inhoud en luchtigheid in de uitvoering. Binnen de muren van de Raadszaal, en in aanwezigheid van burgemeester en gemeentesecretaris. In een ceremonie van twee uur worden medewerkers, met een theatergezelschap, door een programma over het thema integriteit in relatie tot het ambtenaarschap geleid.
Na de coronaperiode, waarin dit format was aangepast naar een livestream-teams-event vanuit de Raadszaal, hebben in 2022 vier bijeenkomsten weer ‘live’ plaatsgevonden. De inhoud van de bijeenkomst wordt in 2023 aangepast en ingepast aan het hieronder beschreven onboardingsprogramma voor nieuwe medewerkers, zodat een aaneensluitend en logisch totaalprogramma ontstaat.

Bewustwording Integriteit 'van sollicitatie tot exitgesprek'
Voor de introductie van nieuwe medewerkers is een projectgroep opgericht om dit proces verder (inclusief) vorm te geven en in te richten. Een goed introductieproces begint al voor de indiensttreding. Het proces op dit moment is niet eenduidig en uniform. Afhankelijk van de afdeling waar een medewerker komt, vindt wel of geen introductie plaats. Gemeentebreed gaan we naar een passend introductieproces, waarin alle aspecten worden meegenomen en dat voor iedereen passend is. Denk hierbij aan het inwerken op functie, systemen en team, maar ook aan het aanbieden in verschillende vormen (digitaal, op papier en fysiek). Dit alles met als doel dat nieuwe collega’s zich al welkom voelen voordat ze in dienst treden, zodat ze zich snel onderdeel voelen van de totale organisatie.
In 2022 is een pre- en introductieprogramma voor nieuwe medewerkers ontwikkeld, welke in 2023 gefaseerd wordt uitrolt en waarbinnen het thema integriteit als vast onderdeel is opgenomen.   

Informatieveiligheid, privacy & auditing
De gemeente heeft steeds meer gegevens. Enerzijds gaat het hier om persoonsgegevens. Inwoners mogen erop vertrouwen dat hun privacy bij ons geborgd is: we gaan goed om met gegevens en vragen alleen wat nodig is. Anderzijds hebben we veel informatiestromen die belangrijk zijn voor de continuïteit van onze bedrijfsvoering en dus veilig moeten zijn. De veranderende wetgeving zorgt ook voor aanpassingen in ons informatiebeleid. Met auditing wordt aantoonbaar gemaakt dat de gemeente hierop in control is. De in 2021 uitgevoerde nulmeting op het gebied van bewustzijn bij medewerkers heeft geleid tot acties die medewerkers beter in staat stellen goed met de gegevens van de inwoners en organisatie om te gaan.

Online personeelsbijeenkomsten
In 2022 hebben een vijftal online personeelsbijeenkomsten plaatsgevonden. In iedere uitzending  is aandacht besteed aan het onderwerp ‘Lekker werken aan de Ambities van Arnhem’ waarin o.a. door de gemeentesecretaris is gesproken over het belang van een open organisatiecultuur en een veilige respectvolle samenwerking. Ook aan de orde kwamen thema’s als digitale weerbaarheid het medewerkersonderzoek en de rol van de vertrouwenspersonen.

Regeling melden vermoeden misstand

Vermoedens van een integriteitsschending door een ambtenaar kunnen op verschillende manieren boven tafel komen. Zo kan een klacht van een inwoner een dergelijk vermoeden inhouden en kunnen ambtenaren en oud-ambtenaren een vermoeden van een misstand op een vertrouwelijke manier melden bij een leidinggevende of vertrouwenspersoon (regeling melden misstand, oftewel ‘de klokkenluidersregeling’). Ook kan bijvoorbeeld een onderzoek door de accountant de verdenking van een integriteitsschending opleveren.

De ‘Regeling melden vermoeden misstand’ is in 2021 aangevuld en gepubliceerd op overheid.nl (de 'wettenbank'). Ook op de gemeentelijke website is een verwijzing naar- en een korte uitleg over deze regeling opgenomen (onder 'Organisatie', 'Visie op personeel').

De gemeente kent twee vertrouwenspersonen integriteit, bij wie medewerkers terecht kunnen als zij in vertrouwelijkheid een (mogelijk) integriteitsissue willen bespreken en eventueel ook vertrouwelijk een melding van een integriteitsschending kunnen doen. Het is belangrijk dat deze interne vragen en signalen over mogelijke integriteitsschendingen gesteld worden en in vertrouwelijkheid besproken kunnen worden. De vertrouwenspersoon heeft namelijk ook een voorlichtende rol over integriteit, en heeft tevens voor de organisatie een signaleringsfunctie in algemene zin met betrekking tot

In 2022 hebben medewerkers een tiental keer een gesprek gevoerd met een vertrouwenspersoon integriteit. Deze gesprekken hebben niet tot een melding van de integriteitsschending door deze medewerkers geleid. Wel verwees de vertrouwenspersoon in een aantal gevallen een medewerker naar een andere functionaris binnen de organisatie, bij wie de medewerker met zijn/haar vraag of probleem voor ondersteuning terecht zou kunnen.

Onderzoeken op basis van het onderzoeksprotocol

Als er sprake is van een redelijk vermoeden van gedrag (of het nalaten daarvan) dat in strijd is met de binnen de organisatie te volgen normen en waarden, moet dit zorgvuldig en via een transparante procedure worden onderzocht. Hiervoor is er een onderzoeksprotocol opgesteld, zijnde een interne procesbeschrijving over hoe te handelen bij een vermoeden van integriteitsschending binnen de gemeentelijke organisatie.

In het verslagjaar 2022 hebben vijf onderzoeken plaatsgevonden op basis van het Onderzoeksprotocol  Daarvan is één keer vast komen te staan dat er sprake was van een integriteitsschending, waarbij een ‘enige en laatste waarschuwingsbrief’ is gestuurd en tevens als maatregel is opgelegd dat de werknemer minimaal één jaar geen hogere inschaling krijgt. Twee onderzoeken lopen nog. In twee gevallen is vastgesteld dat er geen sprake was van een integriteitsschending.

Onderzoek bureau Governance & Integrity

Op verzoek van het management, is door het Bureau Governance & Integrity een systeemanalyse van het integriteitsbeleid van gemeente Arnhem (ambtelijke organisatie) opgesteld. Doel is het integriteitssysteem van gemeente Arnhem te versterken. Deze analyse bestaat uit twee fases: een deskreview, waarbij bestaande gedragscodes, beleidsstukken en procedures binnen de gemeentelijke organisatie worden beoordeeld. Aanvullend vonden een aantal gesprekken plaats om een vollediger beeld te krijgen hoe met integriteitsvraagstukken wordt omgegaan. In de loop van 2023 worden de resultaten van deze systeemanalyse samen met de reactie van het college aangeboden aan de raad.